転職ノウハウ2020.08.18
総務とは企業の「縁の下の力持ち」!幅広い仕事内容を徹底解説

会社のバックオフィスである総務。

様々な業務を行う「何でも屋」のイメージがあり、具体的な業務内容をイメージしにくい方は多いのではないでしょうか。

この記事では総務の役割や具体的な業務内容、総務に必要な知識やスキルを紹介します。

総務とは企業運営を円滑にする「縁の下の力持ち」

総務の役割は社員が円滑に日々の業務を行えるようサポートし、働きやすい環境を整えることです。

そのため、備品の整備や社内文書の管理などの仕事を通じて社員の業務を支える「縁の下の力持ち」になることが多いです。

また、人事部や広報部などがない会社の場合は、総務部がそれらの業務を担当することもあります。

会社が保有する不動産を管理・活用する「ファシリティマネジメント」や、社内の福利厚生制度の企画・導入を行うなど、会社のさらなる発展のため経営的視点を必要とする業務を行う部署でもあります。

このように総務はさまざまな業務を行うため「何でも屋」のイメージを持っている人は多いでしょう。

総務事務は総務部で働く事務

総務は社員の業務のサポート・環境整備を行うにあたって様々な業務を任されますが、その中で事務的な仕事を中心に行うのが総務事務です。

総務の仕事内容

続いて、総務の仕事内容を具体的に紹介していきます。

先述した通り総務の仕事は幅広いですが、代表的な仕事として、

  • オフィス環境の整備(備品管理等)
  • 株主総会・取締役会の運営
  • 社内行事の企画・運営
  • 社内規定の策定・改定
  • 福利厚生の策定
  • 重要文書の管理

と、部署に属さない様々な業務を紹介します。

オフィス環境の整備(備品管理等)

社員が仕事をスムーズに行うために、オフィス環境を整備するのは総務の重要な業務の1つです。

各種消耗品(筆記具やコピー用紙、プリンターのトナー)の発注・在庫管理、パソコンやプリンターなど機器のメンテナンスを行います。

オフィスの清掃依頼、照明・空調・防災設備の維持管理などの業務もあります。

ほかにも、会社が不動産を保有している場合にはその施設の維持管理を任されることがあります。

株主総会・取締役会の運営

株主総会・取締役会など、会社が主催する重要な会議の運営も総務が行います。

具体的には会議の開催に向けて、招集通知の発送、必要な資料の準備、想定される質問と回答の作成、会場の手配などの業務を担当します。

当日は会議の進行補助や質疑応答の対応を行い、終了後には議事録の作成業務などを行います。

社内行事の企画・運営

社内の交流を促す入社式や社員旅行、忘年会といった社内行事の企画・運営も総務の仕事の1つです。

具体的な仕事内容には、日程調整や参加者の把握、会場の手配、予算の決定、当日の運営などが挙げられます。

社内規定の策定・改定

会社を経営していく際の規定の策定、改定も総務が行います。

業務を行う上でのルールとなる「業務関連規定」や、経理処理に関する「経理規定」、人事関連の「人事規定」など、幅広い社内規定を作成します。

社員の意見を取り入れながら、必要がある場合にはその都度規定を改訂します。

福利厚生の策定

従業員の福利厚生面を策定するのも総務の業務です。

具体的には、従業員の定期的な健康診断の実施、休暇制度の策定、育児・介護が必要な社員の支援制度の充実などが挙げられます。

他にも会社が保有する社宅や保護施設の維持管理も行います。

重要文書の管理

会社が保有する重要文書の管理も総務が行います。

株主総会や取締役会での議事録や社外と交わした契約書、社員名簿や株主名簿などの重要書類を整理し保管します。

情報漏洩や書類の紛失は企業の信頼を大きく損ねるため、責任の伴う業務です。

部署に属さない様々な業務

中小企業やベンチャー企業など、規模の大きくない企業の場合は、人事部や広報部などが存在しないことはよくあります。

そういった所属すべき部署が社内にない業務を総務部が担当することがあります。

例えば緊急時の社員の安否確認や、来客の受付業務、ホームページの管理業務などです。

会社の社会貢献活動や環境対策など、どの部署も扱わないような業務を担当するのも総務部です。

このように総務部は多種多様な業務を行い、業務を通じて全ての部署と関係を持つことができる部署です。

幅広い部署と関係を持ちながら、社員全体をまとめていく役割も担っていると言えるでしょう。

総務に必要なスキルや経験

総務部で働くにはどのようなスキルや経験が求められるのでしょうか。

中途採用の求人は経験者募集が多い

総務部の中途採用の求人は、経験者募集が多いです。

総務の仕事は多種多様であり、様々な業務を同時並行で進める必要があります。

また、突発的なアクシデントに対して冷静に対処できる必要もあります。

このようにマルチタスクをスムーズに行うことができる人材を求める中で、総務の仕事内容を理解している即戦力人材を求める企業が多いようです。

コミュニケーション能力

総務は社員の働く環境を整えサポートすることが求められるため、仕事上最も多く接する相手は会社内の社員です。

そのため、どの部署の人とも気持ちよくコミュニケーションを取れるスキルは業務をスムーズに行う上でとても重要です。

会社規定の変更、新制度の導入を通じてより働きやすい社内環境へと改善していくことも総務の役割です。

その際、社員の要望をくみ取り経営陣につなぐこと、逆に会社の経営方針を広く社員に伝達することなど、経営陣と現場をつなぐ橋渡し役を担います。

この役割を果たす際にもコミュニケーションスキルは重要です。

基本的なパソコンスキル

今やどの部署・職種にも共通して言えることではありますが、基本的なパソコンスキルは総務にも必須です。

総務の場合、特に社外との連絡や社内の備品や固定資産の管理、会議に必要な書類作成などにおいて、パソコンを使う業務は頻繁に発生します。

最低限、オフィスソフトのスキルは身に着けておく必要があります。

他にも社内ネットワークの保守管理(共有プリンタやファイルサーバーなど)を受け持つこともあるため、これらのネットワーク知識を持っておくとなお良いでしょう。

まとめ

  • 総務とは企業の運営を円滑にする「縁の下の力持ち」
  • 総務の仕事内容はオフィス環境の整備から社内行事の企画・運営、福利厚生の策定など多種多様
  • 総務に求められるのは業務経験、コミュニケーション能力、基本的なパソコンスキル

この記事では総務について解説しました。

総務に安定感のあるイメージを持つ方もいますが、様々な仕事を受け持つ重要な職種です。

総務に興味がある・転職をお考えの方は、事前に総務の仕事内容をしっかり把握しておきましょう。

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