業界トピックス2020.11.16
秘書になるには

海外ドラマや弁護士ドラマでよく見かける秘書。

秘書といえば上司の事務手続きを代理したり、弁護士のスケジュール調整をしたり、事務業務に奔放する姿が思い浮かびます。

上司や社長の右腕として働く秘書になりたいと考えている方も多いでしょう。

今回は秘書になる方法と秘書に求められるスキルや資格を解説します。

秘書になるには

秘書とは企業の役員や政治家、弁護士、大学教授など、各界の多忙な人物をサポートする職業を指します。

まず、秘書になるには一般企業、病院や各種法律事務所に就職することから始まります。

秘書の業種に応じて就職する方法は異なります。

ここでは一般企業の秘書と一般企業以外の秘書に分けて、秘書になるための方法を紹介します。

一般企業の秘書

一般企業の秘書は新卒採用で募集されることは少ないです。

秘書の業務は企業の執行役員クラスのサポート役であり、その業界の知識や経験、ビジネスマナーなどのスキルを要し、そのためには社会人としての経験値が必要となるからです。

したがって一般企業の秘書は事務職などで入社して経験を積んでから、秘書室に異動するパターンが最も一般的です。

一般企業の秘書になりたい方は他の部署で数年間経験を積んでから、秘書室への配属を希望するのも1つの方法でしょう。

一般企業以外の秘書

一般企業以外の秘書には、法律事務所で働く

  • 弁護士秘書
  • 医療秘書
  • 政治秘書

などがあります。

弁護士秘書

法律事務所の秘書(弁護士秘書)の採用活動は、法律事務所のホームページから募集されることが多いです。

大手法律事務所の秘書は、一般企業の秘書と異なり、新卒採用があるという点が特徴的です。

医療秘書

病院の秘書(医療秘書)も弁護士秘書と似ていて、病院やクリニックの求人サイトから募集されていることが多いです。

政治秘書

政治秘書は公設秘書と私設秘書に分かれます。

国会議員は国費で3人の公設秘書を雇用することができます。

公設秘書は第一秘書と第二秘書、政策秘書に分けることができます。私設秘書は国会議員が自らの資産で雇用する者を指します。

著名な議員の場合、私設秘書が30人以上いる場合もあるようです。

秘書の仕事内容

ここでは改めて秘書の具体的な仕事内容を説明します。

ここでも一般企業の秘書と一般企業以外の秘書、とりわけ

  • 法律事務所
  • 医療秘書
  • 政治秘書

に分けて、秘書の仕事内容を紹介します。

一般企業の秘書の仕事内容

一般企業の秘書は企業の役員の行を支えるのが主な仕事です。

具体的な業務内容はその企業の業界によって異なりますが、一般的に共通する業務内容は次の通りです。

  • スケジュール管理
    • 上司の社内外の関係者との日程調整
    • レストラン・航空券の予約
  • 電話・メール対応
    • 役員への電話の取次ぎ
    • メールチェック
  • 来客対応(案内やお茶出し)
  • 文書作成
  • 雑務
    • オフィスの掃除、整理整頓
    • 慶弔関連、お中元、お歳暮の手配 など

このように一般企業の秘書は上司の仕事がスムーズにいくようにサポートし、企業の存続と発展に貢献しています。

弁護士秘書の仕事内容

法律事務所における秘書(弁護士秘書)の役割は、弁護士がクライアントに対してリーガルサービスを最も効率よく提供できるようにサポートすることです。

担当する弁護士の専門分野によって秘書の業務内容は異なりますが、一般的な業務内容は次の通りです。

  • スケジュール管理
  • データ入力
  • ファイリング
  • 文書作成
  • 請求書作成
  • 会議等に関する諸手配
  • 出張手配
  • その他弁護士サポート業務全般

弁護士は限られた時間で大量の書類を準備する必要があります。

そのため、秘書業務も弁護士の指示を待ってから行動するのではなく、

  • 案件のスケジュールや状況を理解してできることから先回りすること
  • ミスが起こりやすい状況下で落ち着いて行動すること

が要求されるでしょう。

大手法律事務所では、国内秘書と渉外秘書に分けられている場合もあります。

渉外秘書は基本的な業務内容は国内秘書と同じですが、英語スキルが一定程度求められる点に特徴があります。

渉外秘書は担当する弁護士に次第で中国語のスキルや金融や証券六法の知識が必要な場合もあります。

▶弁護士秘書とは弁護士を事務的な面でサポートする秘書

医療秘書の仕事内容

医療秘書は、来客のもてなしや電話応対、郵便物の整理など一般企業の秘書と同じような業務に加えて、学会の資料作成の手伝いといった医療現場ならではの業務を行います。

規模の大きい病院では入院施設があるところが多く、医療秘書も外来担当・病棟担当などと分かれていることが多いようです。

政治秘書の仕事内容

政治秘書は、来客のもてなしや電話応対、郵便物の整理など一般企業の秘書と同じような業務に加えて、

  • イベントへの代理出席
  • 後援会活動
  • 選挙活動

と言った政治家ならではの業務も行います。

同じ政治秘書でも東京を拠点とする場合と、地方を拠点とする場合で仕事内容は大きく異なります。

東京を拠点とする政治秘書は国会での議員活動を支えるべく、国会質問を作ったり、法案を精査したり、所属政党の活動を手助けします。

地方を拠点とする政治秘書は、主に選挙のための活動、すなわち有権者との接点を絶やさないように、国会議員の代わりとなって選挙区内の有力者や支援者をつなぎとめる役割を担います。

一口に政治秘書と言っても上司である政治家によってその役割は様々であることがわかります。

秘書になるために必要な資格や検定

秘書になるために必要な資格や検定はありません。

しかし、秘書をする上で地震のスキルを証明するための資格や検定は存在します。

ここでは秘書に関連する資格や検定を紹介します。

秘書技能検定(秘書検定)

秘書技能検定試験は通称「秘書検定」といい、 文部科学省認定のもと財団法人実務技能検定協会が実施する資格試験です。

年齢や学歴、性別などを問わずに誰でも受験可能な試験であり、ビジネスの場で必要な共通の知識・技能、社会人として求められる一般常識や接遇・マナーなどを学ぶ事が出来ます。

3級、2級、準1級、1級があり、試験形式は筆記試験と面接試験で構成されています。

3級と2級は筆記試験のみですが、準1級から面接試験も課されます。

試験内容は秘書業務に関するものだけではなく、

  • 敬語の正しい使い方
  • 来客対応や電話対応のマナー
  • ビジネス文書の形式や慣用表現
  • 慶弔時のマナー
  • コミュニケーション能力など社会人としての一般常識

など幅広い範囲にわたって出題されます。

各級位において期待される技能は以下の表を参考にしてください。

秘書検定 各級位において期待される技能
3級 基本的な職場常識
2級 上司の身の回りの世話や手助けを適切に行うために必要なスキル
準1級 上司からの相談や後輩へのアドバイスなど、物事の判断力や対応力が求められる。
1級 上司が携わっている仕事の理解をし、常に上司の先を読んでサポートするスキル

秘書検定に合格するとで事務や営業といった様々な職種においてもスキルの高さを証明することができます。

国際秘書(CBS検定)

国際秘書(CBS)検定試験は英語と日本語をコミュニケーションの手段として使いこなし、実務処理能力・人間性の両面において秘書能力を評価する試験です。

国際秘書検定は語学力に長けた者が秘書としてのスキルをアピールするためにうってつけの試験です。

実際にバイリンガルで仕事をする実力を証明する資格として広く利用されています。

日本企業でも国際的な競争力を維持・発展するために、ビジネス国際語である英語に長けたバイリンガルな秘書の必要性はますます高まっています。

実用マナー検定

実用マナー検定は社会人としてのマナーやビジネスの作法を問う検定です。

実用マナー検定は1級、準1級、2級、3級、準3級があり、試験形式は筆記試験と実技試験です。

3級と2級は筆記試験のみで、準1級と1級は筆記試験に加えて実技試験があります。

試験は、

  • 年中行事
  • 主催者側や喪主としての立場での冠婚葬祭
  • 国際的に必要なマナー知識
  • パーティーでのマナー

などの幅広い分野から出題されます。

TOEIC

TOEICは日常生活やグローバルビジネスにおける活きた英語の力を測定する世界共通のテストです。

聞く・読む力を測る「TOEIC® Listening & Reading Test」と、話す・書く力を測る「TOEIC® Speaking & Writing Tests」が特に広く知られています。

特に英語能力を必要としている企業や団体にとって、TOEICのスコアが高いとアピールポイントの1つになりえるでしょう。

まとめ

  • 秘書とは企業の役員や政治家、弁護士、大学教授など、各界の多忙な人物をサポートする職業
  • 一般企業の秘書は中途採用が多く社内異動や転職で働いている人が多い
  • 一般企業以外の秘書になる方法はその業界により異なる
  • 秘書に必須の資格はないが秘書検定等の資格試験を利用することで自身のスキルを客観的に証明することができる

秘書になる方法と秘書になるために必要な資格、おさらいといて秘書の業務内容を説明しました。

秘書と一口に言っても仕事内容は所属する団体や上司により大きく異なるのが秘書の特徴です。

秘書になりたい方は一度なぜ秘書になりたいと思った理由やどういった団体で働く秘書になりたいのかを整理してみると良いでしょう。

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